Jaarlijkse aanpassingen bij KBC

Elk jaar moet er veel wijzigen bij de bank. Dit artikel legt alles in detail uit.

Vragen? Contacteer gerust Schildpad, hij helpt je met plezier.

1

Iedereen moet zich aanmelden bij KBC

Alle financieel verantwoordelijken (van de eenheid en van de takken) moeten zich aanmelden bij KBC:

  • al klant bij KBC? Dan is dit automatisch in orde.

  • Nog géén klant bij KBC? Dan moeten ze langsgaan in een KBC-kantoor en hun identiteitskaart laten inlezen. Ze hoeven geen bankrekening af te sluiten.

2

Vertegenwoordigers van onze feitelijke vereniging

Er zijn minstens 2 en maximaal 4 vertegenwoordigers nodig van 'De Havik' bij KBC.

Wijzigt dit ten opzichte van vorig jaar? Dan moet je een formulier invullen, ondertekenen en afgeven in de bank.

TIP: ga maandag na leidersverdeling langs op kantoor (zonder afspraak), geef dit papier af en maak een afspraak voor de week nadien. Zorg dat iedereen zich heeft aangemeld tegen dat je terug naar KBC gaat.

Het wijzigingen van de vertegenwoordigers is enkel juridisch. Er zal nog niets wijzigen van toegangsrechten in de KBC app. Daarvoor moet je de volmachten regelenen.

3

Volmachten en bankkaarten

Wat is een volmacht?

De Havik kan een volmacht geven op één of meerdere rekeningen aan iemand. Die persoon kan dan de rekening(en) zien in zijn KBC-app en betalingen uitvoeren.

Die persoon krijgt niet automatisch ook een bankkaart.

Wat is een bankkaart (en wat is het verschil met een volmacht)?

Een bankkaart is steeds gelinkt aan je identiteitskaart. Je kan jezelf er dus mee identificeren (via het bank bakje). Een bankkaart geef je dus best niet door.

Met een bankkaart kan je fysieke en online betalingen doen, maar je kan geen overschrijvingen doen. Om de rekeningen te kunnen beheren (transacties bekijken, overschrijvingen doen, ...) heb je een volmacht nodig.

Wat is het verschil tussen een specifieke en algemene volmacht?

Een specifieke volmacht geeft toegang tot één bankrekening.

Een algemene volmacht geeft toegang tot de volledige feitelijke vereniging, dus alle bankrekeningen.

Bij het instellen van het algemeen volmacht moet men het vinkje "diensten van derden" aanduiden als toegelaten. Dit laat toe dat de volmachtkrijger toestemming kan geven aan software om de bankrekening te bekijken.

Dit is belangrijk voor de automatische boekhouding die De Havik heeft.

Wat betekent "diensten van derden = toegelaten"?

Dit vinkje moet worden aangeduid bij het algemeen volmacht dat aan de vertegenwoordigers wordt gegeven. Dit laat toe dat men toestemming kan geven aan software om de bankrekening te bekijken.

Dit is belangrijk voor de automatische boekhouding die De Havik heeft.

Wie krijgt nu wat?

Financiëel verantwoordelijke van een tak:

  • een specifieke volmacht op de takrekening (zo kunnen ze de bankrekening zien in de KBC-app)

  • een bankkaart (zo kunnen ze betalen in de supermarkt)

De stam, de leidersrekening en het winkeltje mag je hier ook beschouwen als een 'tak'.

De vertegenwoordigers van De Havik (min. 2, max. 4):

  • een algemeen volmacht op De Havik (zo kunnen ze alle bankrekeningen zien in de KBC-app) > met de instelling "diensten van derden = toegelaten"

  • bankkaarten op de werkrekening en/of inschrijvingsrekening

Bankkaarten kosten veel geld, vraag er dus niet meer aan dan nodig (bvb eentje voor EL op de werkrekening en eentje voor AEL-financiën op werkrekening en inschrijvingsrekening).

Overzichtsdocument

Als je bij de bank zit en alle wijzigingen moet doorgeven, heb je best een overzicht bij.

In het systeem waarin KBC-medewerkers werken staan geen namen van bankrekeningen, bvb staat er enkel "BE52 7370 1893 1009" en niet dat dit de "Beverrekening" is. Dat is één van de redenen waarom een overzichtsdocument belangrijk is.

Het overzicht bestaat uit 4 delen:

  1. Contactgegevens van ons: indien je het document zou achterlaten, kunnen ze je contacteren

  2. Alle volmachten: eerste de algemene volmachten, daarna de specifieke volmachten

  3. Alle bankkaarten

  4. Een overzicht per bankrekening

Bij elke persoon staat steeds het rijksregisternummer en het adres. Dit kan je vinden in Keeo.

Een voorbeeld kan je hier vinden: download het, pas het aan en print het af.

De afspraak bij de bank

Met je overzicht kan je gemakkelijk alles opvolgen (zet vinkjes indien klaar):

  1. Wijzig de algemene volmacht en let er op dat "diensten van derden = toegelaten".

    1. de oude vertegenwoordigers gaan uit het volmacht

    2. de nieuwe vertegenwoordigers worden toegevoegd aan het volmacht

  2. Verwijder alle specifieke volmachten van iedereen die gestopt is of algemeen volmacht heeft gekregen.

  3. Wijzig de specifieke volmachten van mensen die van tak zijn gewijzigd.

  4. Creëer specifieke volmachten aan voor nieuwe mensen of mensen die vorig jaar een algemeen volmacht hadden (en nu niet meer).

  5. Vraag de kaarten aan. We hebben in principe per rekening 2 gratis kaarten, dus zouden we nooit iets moeten betalen. Vraag nooit kaarten zelf aan via de app (dat kost soms geld), maar vraag het aan de bankmedewerker.

Bij het aanvragen van de kaarten kan je vragen om tekst op de bankkaart te zetten. Gebruik dit om de naam van de rekening op de kaart te zetten (anders moet je alle rekeningnummers van buiten kennen). Let op: de bankmedewerker zal dit niet vragen, je moet dit zelf expliciet vragen!

4

Ondertekenen

De vertegenwoordigers moeten alle nieuwe of gewijzigde volmachten ondertekenen. Dit kan digitaal als ze de KBC-app hebben geïnstalleerd.

Voor de nieuwe kaarten zal de bankmedewerker dit meestal inscannen (in 1 document voor alle kaarten) en zo ook digitaal laten ondertekenen.

PreviousVerzekeringenNextTakfinanciën

Last updated

Was this helpful?