Inschrijvingen en wachtlijsten (voor EL)
Alle informatie voor eenheidsleiding om de jaarlijkse (her)inschrijvingen te organiseren, alsook alle vragen over wachtlijsten te kunnen beantwoorden.
Belangrijke links
Op deze pagina staat alles in detail uitgeschreven, deze pagina is bedoelt voor (nieuwe) ouders. Je kan er best steeds naar doorverwijzen bij vragen of onduidelijkheden. 👉 https://www.dehavik.be/nieuwlid/809-inschrijvingen
Het officiële reglement (Word en PDF) staat op de EL-SharePoint: https://dehavik.sharepoint.com/:f:/r/sites/eenheidsleiding/Gedeelde%20documenten/General/Inschrijvingen?csf=1&web=1&e=WptKom. Er wordt naar de PDF verwezen op de website.
Info over de gratis proefperiode van FOS: https://scoutsmap.be/artikelen/een-nieuw-lid-even-proberen~219459. Let op: voor kampen voldoet de proefverzekering niet.
Tijdslijn
Tijdens de zomervakantie
Wat moet op 15 juli gebeuren?
Doe dit zo snel mogelijk na grootkamp!
Alle huidige leden moeten gevraagd worden om opnieuw in te schrijven. Als ze niet willen blijven, vraag je best om via mail dit te laten weten (dan kan je de reden vragen).
De deadline voor herinschrijvingen is 15 augustus. Dit is een harde deadline, want dan moeten we weten hoeveel plaatsen er zijn voor nieuwe leden.
Wat moet op 15 augustus gebeuren?
Officieel moet dit maar gebeuren de 1ste zaterdag ná 15 augustus.
Bekijk elk geboortejaar
Hoeveel leden zijn er al ingeschreven? Dit zijn leden die vorig jaar al lid waren.
Hoeveel buren wensen er in te scrhijven? Deze mogen sowieso inschrijven. Bij het aanmelden voor de wachtlijst kon men aanduiden of men een buur is van de scouts (verifieer wel het adres!).
Hoeveel nieuwe leden wensen in te schrijven? Die staan op de wachtlijst.
Is de som van deze 3 hoger dan de limiet? Dan organiseren we een loting om te bepalen wie mag inschrijven en wie niet. Die laatste krijgen een genummerde plaats op de wachtlijst.`
Loting
Wie neemt niet deel aan de loting?
Leden die reeds een plaats toegekend kregen, zij behouden die plaats.
Leden die reeds lid waren, zij blijven ingeschreven.
Buren van de scouts, zij mogen sowieso inschrijven.
Met de leden die nog géén plaats hebben gekregen organiseren we per geboortejaar 4 lotingen:
gezinsleden van huidige leden
kinderen van oud-leiding bij De Havik
inwoners van De Pinte
inwoners van buiten De Pinte
Op die manier is er een ranking van alle leden die erbij willen komen. De leden bovenaan op de lijst kunnen inschrijven (afhankelijk van het aantal plaatsen) en de andere krijgen een genummerde plaats. Elke plaats (1, 2, 3...) is dus uniek binnen een geboortejaar.
Keeo op orde brengen: inschrijven of wachtlijst plaats noteren
Leden die kunnen inschrijven, schrijf je in voor de betreffende tak. Zorg dat de proefperiode pas begint te lopen vanaf de 2de zaterdag van september (startdag nieuwe leden)
Inschrijven bij een tak verstuurd automatische mailtjes! Kijk deze mails eerst na bij de e-mailsjablonen, zodat de informatie klopt in die mail. Het is belangrijk dat ouders beseffen dat indien ze niet uitschrijven na 4 weken, ze definitief inschrijven (en lidgeld zullen moeten betalen).
Leden die niet kunnen inschrijven, moet je de plaats op de wachtlijst noteren. Dit kan door de lidfiche te openen en de inschrijving bij de wachtlijst aan te passen.
Mails sturen
Alle leden die konden inschrijven kregen al een automatische mail, maar je kan eventueel zelf een mail schrijven met verduidelijkingen. Het is belangrijk dat ouders beseffen dat indien ze niet uitschrijven na 4 weken, ze definitief inschrijven (en lidgeld zullen moeten betalen).
Alle leden die niet konden inschrijven moet je een mail sturen, vermeld zeker:
De plaats op de wachtlijst
Vraag of ze op de wachtlijst willen blijven staan
Dat ze via Keeo hun plaats op de wachtlijst kunnen blijven opvolgen
Update de website
Op de website staat een tabel met de aantallen, die moeten we up-to-date houden. Hier onderaan: https://www.dehavik.be/nieuwlid/809-inschrijvingen
Tijdens het scoutsjaar
Dit is de eerste vergadering voor nieuwe leden, we geven dan ook een infosessie voor de nieuwe ouders.
Info hierover staat op de website: https://www.dehavik.be/nieuwlid/810-infosessie
Vóór het einde van de proefperiode moeten alle leden beslissen of ze definitief inschrijven:
Defintief inschrijven? Lidgeld betalen aan De Havik via Keeo.
Uitschrijven? Leiding vragen om uit te schrijven. Doe dit, anders gaat FOS ons dit lid aanrekenen!
Let op: tijdens de proefperiode zijn kinderen verzekerd voor gewone vergaderingen, niet voor weekends en kampen. Gaat een lid mee op kamp? Dan moeten we daarvoor lidgeld betalen bij FOS.
Tot voor Novemberweekend kunnen leden zich aansluiten als er nog plaats is. Na novemberweekend doe je dit beter niet (groepsbinding enzo), tenzij dit past voor het lid en de leiding.
Wat moet continu gebeuren?
Aanwezigheden opvolgen! Kinderen die bijna nooit komen moeten we contacteren en vragen hoe dit komt. Indien blijvend afwezig, moeten we uitschrijven. Dit is een belofte die we doen aan kinderen op de wachtlijst (die mogelijks veel enthousiaster zijn om wekelijks naar de scouts te komen)
Zorgen dat alle leden in Keeo juist staan. 4 weken na de inschrijvingsdatum, worden leden "definitief". We moeten dan voor hen lidgeld betalen aan FOS. Zorg dus dat énkel leden in Keeo staan die gaan blijven komen.
Tot voor Novemberweekend kunnen leden zich aansluiten als er nog plaats is. Na novemberweekend doe je dit beter niet (groepsbinding enzo), tenzij dit past voor het lid en de leiding.
Leden kunnen zich het hele jaar aanmelden op de wachtlijst. Ze krijgen dan op 15 augsutus te horen of ze in september kunnen starten of welke plaats ze hebben op de wachtlijst.
Op de website staat een tabel met de aantallen, die moeten we up-to-date houden. Hier onderaan: https://www.dehavik.be/nieuwlid/809-inschrijvingen
Last updated
Was this helpful?