Boekhouding in De Havik App

De boekhouding gebeurt via de financiële tool van De Havik App. Belangrijk is dat deze tool enkel zichtbaar is in de app van de financieel verantwoordelijken.

Wil je graag een uitleg met een filmpje?

Op SharePoint staat een video waarin de boekhouding van De Havik App wordt uitgelegd:

(hier wordt nog aan gewerkt)

Waar vindt je die precies?

1. De Havik App op je gsm

2. De Havik App op je pc: surf naar link.dehavik.be. Hier kan je kliken op De Havik App en kom je op de webversie van de App

3. Mogelijks moet je nog inloggen met in de app. Dit doe je dan met je [email protected] email en je persoonlijk wachtwoord.

Wachtwoord vergeten? Niet erg: er is een optie om dit opnieuw op te vragen.

Wat betekent wat?

• Saldo's:

  • Cash: dit bedrag geeft weer hoeveel cashgeld aanwezig is in de takkas.

  • Bankrekening: hier vind je het saldo terug van je takkas. Het bedrag dat hier staat weergegeven moet overeenkomen met het bedrag in je KBC-app.

• Alle transacties:

Onder dit tablad vind je alle transacties die gebeurt zijn met de bankkaart van de takkas of het cashgeld. Dit is in feite een kopie van wat je ook in de KBC-app ziet maar aangevuld met cashgeld transacties.

• Categorieën:

De categorieën bieden een georganiseerd overzicht van alle financiële transacties binnen de takkas. Door deze onder te verdelen in specificere items, wordt het eenvoudiger om uitgaven en ontvangsten te traceren en te categoriseren. Hier kan je in een snel beeld zien hoeveel geld er naar welke activiteiten is gegaan. Per categorie zijn er mogelijks subcategorieën. Deze geven een verdere verduidelijking van de kosten. Je kan zelf altijd categoriën en subcategorieën toevoegen.

Enkele vaste categorieën zijn:

Categorie	Gebruik
Gewone vergaderingen op zaterdag	Kosten voor een activiteit op vergaderingen bv. ijsjes als 4-uurtje, spelmateriaal,...
midweek/tweedejaarsweekend	Kosten en inkomens va,het kamp: eten, brandstof, schade, EGW,...
Novemberweekend	Kosten en inkomens van het kamp: eten, brandstof, schade, EGW,...
Paaskamp	Kosten en inkomens va,het kamp: eten, brandstof, schade, EGW,...
Grootkamp	Kosten en inkomens va,het kamp: eten, brandstof, schade, EGW,...
"fundraiser"	Takken met een fundraiser maken best een categorie aan. Deze noem je dan best ook naar je fundraiser.
Varia	Deze categorie dient voor de transacties die echt niet onder een andere categorie passen. Dit zijn de transacties die geen overkoepelende activiteit hadden. Onder deze categorie vind je de subcategorie "fouten/rechtzettingen som = 0". Deze subcategorie dient voor transacties die per ongeluk met de kaart van de tak gemaakt zijn. Deze moeten dan ook terugbetaald worden. Je plaatst beide transacties in deze subcategorie waardoor deze altijd netto nul moet zijn.

• Nieuwe bewijsstukken:

Onder dit tablad kan je zelf snel bewijsstukken toevoegen die je dan later een transactie toekent. Dit tablad kan je gebruiken om snel een foto van een rekeningetje of facuur op de slaan voor je het mogelijks kwijtgeraakt.

Hoe ga je te werk?

1. Saldo's updaten

   1. bankrekening ⇒ druk op de sinchronisatieknop. Let op dit kan je slechts 3 keer per dag doen. Door op deze knop te drukken gaan de laatste nieuwe transacties van de KBC-app in de Havik App komen.

   2. cashtransacties ⇒ zie manuele transactie toevoegen

2. Transacties toevoegen aan boekhouding

   1. klik op de transactie die je in aan de boekhouding wilt toevoegen

   2. Bewijsstuk toevoegen. bvb rekeningetje, factuur, ….

   3. Een categorie toekennen.

   Een transactie is pas toegevoegd aan de boekhouding wanneer die een bewijsstuk en categorie heeft gekregen.

Je zal merken dat "beschrijving" reeds is ingevuld, maar nogal ongestructureerd. Je verandert dit best met je eigen duidelijke beschrijving van de transactie. Vermeld zeker de tegenpartij.

1. Controleren

   1. Het banksaldo in De Havik App moet overeenkomen met het saldo van KBC.

   2. Het cashsaldo in De Havik App moet gelijk zijn aan de hoeveelheid cash in de takkas.

   3. Elke transactie moet verantwoord zijn, dit door de transactie een categorie en bewijsstuk toe te kennen.

   De AEL-financien zal de takboekhouding controleren voor iedere ER. Het is dus aan de takfinanciën om tegen dan in orde te zijn met de boekhouding.

Sommige transacties hoef je niet toe te voegen aan het kasboek, zie Wat als je geld van cash naar de bank verschuift?

Manuele transactie toevoegen

Cashtransacties kan je natuurlijk niet synchroniseren, deze moet je manueel toevoegen. Klik hiervoor op de "+" indien er cashgeld bijkomt. Er zal dan een transactie bijgemaakt worden. Klik op de "-" indien er cashgeld minder is. Hiervoor zal dan ook een transactie aangemaakt worden. Deze transacties hebben evengoed een categorie en bewijsstuk nodig.